“In unserem ISc Uchtspringe arbeiten 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine Teamleitung und zwei Auszubildende Hand in Hand”, berichtet Leiterin Daniela Paulsen-Springer. 

"Das Team verfügt über vielfältige und fundierte Qualifikationen, unter anderem als Kaufleute für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte und in vergleichbaren Fachrichtungen.

Als zentraler Servicebereich für Empfang und Telefonie ist das ISc an 365 Tagen im Jahr, 24 Stunden täglich, persönlich und telefonisch erreichbar. Die Mitarbeitenden bearbeiten Anliegen kompetent und effizient, unterstützen die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und stellen ihre Serviceleistungen zuverlässig und nutzerorientiert bereit. 

Die Aufgaben des ISc sind vielfältig:"

Empfang und Telefonzentrale

Der Empfang und die Telefonzentrale bilden einen wichtigen Schwerpunkt des ISc. 

Hier erhalten Patientinnen, Patienten, Angehörige, Mitarbeitende, Besuchende, Firmen und Zulieferer allgemeine Informationen und Unterstützung.

Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

• die Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe über die Servicehotline,
• die Informationsbereitstellung zu Bereitschaftsdiensten,
• die Zusammenarbeit mit der Patientenverwaltung,
• die Pflege von Kontaktdaten,
• die Überwachung von Notrufen,
• die Weitergabe von Alarmmeldungen an den Technischen Bereitschaftsdienst,
• die Verwaltung des zentralen Swyx-Faxes,
• die Verwaltung und Ausgabe von Schlüsseln,
• die Verwaltung des Fuhrparks des Fachklinikums,
• die Ausgabe der Tageszeitungen 

In der Telefonzentrale werden eingehende Anrufe rund um die Uhr entgegengenommen und an die zuständige Station oder die passende Ansprechperson weitergeleitet. Darüber hinaus bearbeitet das Team An- und Abmeldungen für die Essensversorgung von „Essen auf Rädern“, Kindertagesstätten und Schulen.

Poststelle und Paketlogistik

In der Poststelle bearbeitet das ISc die interne und externe Eingangs- und Ausgangspost sowie Kurierpost. Die Post wird tagesaktuell entgegengenommen und nach den Vorgaben der Postordnung bearbeitet. Die eingehende Post wird an die zuständigen Stationen, Bereiche, Ansprechpersonen oder Patienten weitergeleitet. Ausgangspost wird frankiert und für die Übergabe an die Deutsche Post vorbereitet. Auch Kurierpost wird termingerecht bearbeitet und zuverlässig an die jeweiligen internen Bereiche weitergeleitet. Darüber hinaus nimmt das ISc Pakete an und gibt sie aus. In Zusammenarbeit mit dem Hol- und Bringdienst koordiniert das Team den Transport von Paketen innerhalb des Fachklinikums.

Kopier-, Druck- und Scanaufträge

Das ISc übernimmt Kopier-, Druck- und Scanaufträge bis zum Format A0. Dazu gehören beispielsweise Flyer, Informationsmaterialien, Serienbriefe, Plakate, Aushänge, Bauzeichnungen und weitere Unterlagen. Auch private Kopier- und Druckaufträge können bearbeitet werden. Zum Aufgabenbereich gehört außerdem das Plottarbeiten. Formate größer als A3 werden über den Plotter gedruckt oder gescannt. So können auch großformatige Dokumente in hoher Qualität verarbeitet werden. Darüber hinaus übernimmt das ISc den Rechnungsdruck für mehrere Bereiche, darunter Betreutes Wohnen und Salus Service. Die Rechnungen werden anschließend kuvertiert und für den weiteren Versand vorbereitet.

Digitalisierung und Dokumentenverarbeitung

Das ISc digitalisiert Dokumente bis zum Format A0. Dazu gehören unter anderem Bauzeichnungen, Bauordner und die digitale Bauakte. Auch die Digitalisierung von Patientenakten und weitere Bearbeitungen (digitaler Workflow) werden von den Kolleginnen und Kollegen umgesetzt. Für die Digitalisierung durch einen externen Dienstleister bereitet das Team Patientenakten sorgfältig vor. Die Akten werden zerlegt und die einzelnen Unterlagen für den Scanprozess vorbereitet. Dabei ist ein besonders strukturierter und sorgfältiger Umgang mit den sensiblen Dokumenten erforderlich.

Rechnungsbearbeitung

Im ISc werden Rechnungen aus allen Bereichen vorbereitet und bearbeitet – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als E-Rechnung eingehen.

Zu den Aufgaben gehören:

• die mandantenfähige Rechnungsvorbereitung für alle Bereiche,
• die Erfassung und gegebenenfalls das Scannen von Rechnungen,
• die Validierung zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung sowie
• Unterstützungsleistungen sachliche Mengen- und Preisprüfung bei Abrechnung von Wäschelieferungen für unsere Kliniken.

So trägt das ISc dazu bei, dass Rechnungen vollständig, korrekt und fristgerecht weiterverarbeitet werden können.

Datenschutzkonforme Aktenvernichtung

Auch die Aktenvernichtung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit im ISc. Nicht mehr benötigte Unterlagen werden datenschutzkonform vernichtet. Das Team stellt sicher, dass sensible Informationen zuverlässig geschützt und fachgerecht entsorgt werden.

Unterstützung in Leichter Sprache

In Zusammenarbeit mit dem Servicecenter Magdeburg unterstützt das ISc bei der Aufbereitung von Informationen in Leichter Sprache. Ziel ist es, Inhalte verständlich und zugänglich zu vermitteln.

Unterstützung für Salus Service

Für Salus Service unterstützt das ISc bei der Kundendatenbearbeitung. Dazu gehören die Anlage, Pflege und Archivierung dieser.

Ein Servicebereich mit vielen Schnittstellen

„Wir als ISc verbinden zahlreiche Bereiche miteinander und leisten damit einen wichtigen Beitrag zu reibungslosen Abläufen in Uchtspringe“, sagt Daniela Paulsen-Springer. „Ob telefonisch, persönlich, per Post, beim Druck, in der Rechnungsbearbeitung oder bei der Digitalisierung: Unser Team sorgt täglich dafür, dass Informationen und Unterlagen zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden.“

Mit seinem vielseitigen Aufgabenspektrum ist das Integrative Servicecenter ein wichtiger Partner für zahlreiche interne und externe Bereiche. Die Mitarbeiter*innen arbeiten serviceorientiert, sorgfältig und verlässlich – und leisten damit jeden Tag einen wichtigen Beitrag zum funktionierenden Klinik- und Verwaltungsalltag.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde von Leah Weber im Rahmen ihres Praktikums im Team Unternehmenskommunikation verfasst. Vielen Dank, Leah!